現状調査
まず、資産管理業務の現状を複数部署に亘りインタビューをさせていただき、フロー図（As Is フロー）を作成しました。
[As Is フロー]
明文化されていなかった業務フローを見える化することで、以下の問題点が判明しました。
【1.変更管理ができていない】
購入した機器をDBに入力しているが、変更時のフローがなく、DBの変更処理が行われていない。
【2.ソフトウェアライセンス管理が手付かず】
ライセンスの契約内容はDBへ入力されているが、実際のインストール情報を収集するフローがないため、ライセンス超過（違反）や過度な購入があるかどうか把握できていない。
【3.棚卸し時にITツールが活用されていない】
現物確認の棚卸しに膨大な工数と費用を費やしている。
ご提案
現状調査の結果を受けて、As Isフロー図に改善内容を盛り込んだ追加フローを赤字で記載し、具体的な改善フロー図（To Be フロー）を作成し、以下のような運用ルールを含めた改善案をご提案させていただきました。
[To Be フロー]
【1.資産管理チームの設置】
PCライフサイクル管理が手付かずだったこともあり、各部署で資産管理業務を受け持つには負荷がかかりすぎると判断しました。そこで、新しく専属の「資産管理チーム」を設置し、各部署に負担をかけずに資産管理業務を推進しました。
【2.変更管理フローの追加】
各部署に資産管理責任者を1名任命し、PC使用者や設置場所の変更、破棄があった際は、資産管理チームに報告するフローを追加しました。また、PC機器内のインベントリに関しては導入済みのLanScope（資産管理ツール）にて資産情報を自動収集して、変更時には資産管理チームへのメール通知機能を活用しました。これにより、資産管理チームにてDBが更新され、いつでも過去の履歴を確認することが可能となりました。
【3.契約書のファイリング】
各部署にばらばらに放置されていた契約書を、全て資産管理チームに集めて、管理番号を振ってファイリング管理。これにより、いつでも契約内容の確認が可能となりました。
【4.LanScope活用】
既存の資産管理ツールであるLanScopeの機能を活用して、ソフトウェアの「実際のインストール台数」情報を自動収集しました。これにより、従来できていなかったソフトウェアライセンスの効率的な管理を実現しました。
【5.バーコードシール管理システムの導入】
全ての機器にバーコード付きの「資産ID」シールを張ることを提案しました。現物確認の必要が発生した際に、バーコードリーダーを用いることで、棚卸しや電源OFFされた破棄待ちPCの情報確認などの工数が大幅に削減可能となりました。
期待効果
以下のような効果が期待されています。
・TCOの削減
・PCライフサイクル管理の実現
・ライセンス違反の未然防止
・コンプライアンス遵守
・棚卸しコストの削減
・セキュリティ対策
IHS利用の効果
IHSは前身となるIIM時代より、ヘルプデスク業務を担当させていただく中で、約10年に亘り資産管理業務を行ってまいりました。多くのお客様の資産管理業務、各種ツールの運用を行ってきた経験から、ツールの選定、活用方法、さらには資産管理全体の業務フロー最適化などのノウハウ提供が可能です。
①フロー図による見える化で運用改善
業務フローを図に落とし込み、視覚的に問題点を把握します。それを基に、改善フローの追加および修正を行うことで、資産管理の業務全体の最適化を実現します。
②ツールの活用提案
資産管理ツールは多く販売されていますが、パッケージの資産管理ツールは個別の企業に最適化されていないため、実際の業務フローの中でどう活用するかということが課題となります。今回の事例では、お客様は元々LanScopeを導入されておりましたが、ソフトウェアライセンス管理の機能を使用されておらず、ライセンス購入時の記録を残しているだけで、実際のインストール状況については全く把握されておりませんでした。
そこで、LanScopeのソフトウェアライセンス管理機能の活用をご提案して、改善フローの中にツールの活用を組み込み、使用方法のレクチャーを実施しました。これにより、実際のソフトウェアのインストール台数を容易に把握することができるようになり、ソフトウェアライセンスの違反防止、無駄の解消を実現しました。
IHSでは、IT資産管理の業務改善、ツールの活用支援、棚卸しや運用業務の代行など、IT資産管理のトータルサポートを行っております。IT資産管理にご興味がございましたら、IIMヒューマン・ソリューション営業担当までお問い合わせ下さい。
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